سیستمهای برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) برای سازمانها و عملیات آنها حیاتی هستند.
برای پیاده‌سازی موفق ERP، داشتن درک از فرهنگ سازمانی موجود و برخورد با آن مهم است. فرهنگ سازمانی یک عامل اصلی است که به شدت بر مجموعه‌ای از سایر عوامل حیاتی موفقیت تأثیر می‌گذارد. این بدان معناست که برای پیاده‌سازی موفق ERP، داشتن درک از فرهنگ سازمانی موجود و برخورد با آن به عنوان یک عامل مؤثر بر سایر عوامل حیاتی موفقیت، مهم است. برای پیاده‌سازی موفق ERP، داشتن درک از فرهنگ سازمانی موجود و برخورد با آن به عنوان یک عامل مهم و اساسی مهم است.
سیستمهای برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) برای سازمانها و عملیات آنها حیاتی هستند. سیستمهای مدیریت جامع منابع برای سازمانها ضروری هستند. در حقیقت برای بقا و ادامه ی حیات سازمانها در دنیای پیچیده ی کنونی نیاز مبرم هستند. آنچه سازمانها هنگام پیاده‌سازی ERP می‌خواهند به آن دست یابند، افزایش کارایی است. در حقیقت ما انتظارات بسیاری از سیستم ERP برای بهبود نتایج داریم. سازمانها پول، زمان و منابع زیادی را صرف پیاده‌سازی می‌کنند به این امید که ERP به چالش هماهنگی عملکردهای مختلف در سازمانشان پاسخ دهند. با این حال، پیاده‌سازی ERP یک چالش است و سازمانها بیشتر از اینکه موفق شوند، در پیاده‌سازی شکست می‌خورند. صرف نظر از اینکه سازمانها چقدر پول، زمان و منابع صرف می‌کنند، به طور خودکار به این معنی نیست که سازمان و اعضای آن پذیرای سیستم جدید خواهند بود. خرابکاری، راه‌حل‌های اختصاصی و عدم تمایل به تغییر فرآیندهای کاری موجود می‌تواند در طولانی شدن یا شکست پیاده‌سازی‌ها نقش داشته باشد.
با رعایت عوامل بسیاری می توان به پیاده سازی مطلوب دست یازید.در حقیقت این عوامل متفاوت نویدبخش نتایج مطلوب در پیاده‌سازی ERP هستند، اما با این حال، مشکل همچنان پابرجاست که بسیاری از پیاده‌سازی‌ها به نتایج مطلوب نمی‌رسند. پیاده‌سازی ERPها می‌تواند برای برخی سازمانها نتایج موفقیت‌آمیزی ایجاد کند، در حالی که سازمان‌های دیگری که پیاده‌سازی را به روشی مشابه انجام می‌دهند، شکست می‌خورند. به نظر می‌رسد یکی از دلایل این امر، نظارت بر زمینه و شرایط سازمان برای پیاده‌سازی باشد.
یکی از راه‌های درک بافت منحصر به فرد یک سازمان، از طریق فرهنگ سازمانی آن است. فرهنگ سازمانی می‌تواند بر عملکرد و پذیرش پیاده‌سازی یک سیستم جدید تأثیر بگذارد. بنابراین، بررسی نقش فرهنگ سازمانی در پیاده‌سازی ERPها جالب است تا درک ما از میزان تعیین‌کننده بودن بافت سازمان برای پیاده‌سازی ERPها افزایش یابد. برخی تحقیقات استدلال می‌کنند که فرهنگ سازمانی یکی از چندین عامل حیاتی موفقیت است، در حالی که برخی دیگر فرهنگ سازمانی را به عنوان یک عامل مستقل می‌دانند که بر عوامل حیاتی موفقیت تأثیر می‌گذارد.
صرف نظر از اینکه فرهنگ سازمانی به عنوان یک عامل حیاتی موفقیت یا به عنوان یک عامل مستقل در نظر گرفته شود، نمونه‌هایی از چگونگی تأثیر فرهنگ سازمانی بر اجرای ERPها نسبتاً نادر و بنابراین کمی ناشناخته هستند. با توجه به ارتباط با عوامل موفقیت و همچنین پذیرش تغییری که اجرا در پی دارد، می‌توان دریافت که فرهنگ سازمانی بر هماهنگی کلی فناوری اطلاعات تأثیر می‌گذارد و بارها دیده شده است که با همسویی استراتژیک فناوری اطلاعات نیز ارتباط دارد. این به نوبه خود، نشان می‌دهد که فرهنگ سازمانی بر اجرای ERPها اثر می گذارد.
یک سازمان می‌تواند به عنوان مجموعه‌ای از "سیستم‌ها و مدل‌های رسمی و اهداف مشترک" در نظر گرفته شود که در محیطی تحت تغییر مداوم فعالیت می‌کنند و باید با پیروی از این تغییر، جایگاه خود را تضمین کنند. همچنین باید به عنوان سیستمی مستعد "تأثیرات و نفوذ از دنیای خارج" عمل کند. در مورد فرهنگ سازمانی، تعریف شاین اینگونه است که فرهنگ سازمانی مبتنی بر فرضیات، مصنوعات و همچنین هنجارها و ارزش‌های مشترک است که توسط سازمان به رسمیت شناخته شده و به اعضای موجود و همچنین اعضای جدید سازمان آموزش داده می‌شود. فرهنگ سازمانی با هدایت اقدامات و تصمیم‌گیری در چارچوب سازمان، اعضای سازمان را هماهنگ می‌کند تا آنها را به سمت هدف یکسان سوق دهد. تعاریف دیگری نیز وجود دارد که شامل جنبه‌های اضافی مانند فلسفه‌های مشترک، انتظارات و نگرش‌ها است.
تعریف شاین تعریف نسبتاً گسترده‌ای است که وسعت فرهنگ سازمانی و در نتیجه پیچیدگی این پدیده را نشان می‌دهد. علاوه بر این، فرهنگ سازمانی قبل از فرهنگ شرکتی انتخاب شده است، زیرا اصطلاحی است که در ادبیات سوئدی و انگلیسی استفاده می‌شود.
فرهنگ سازمانی پدیده‌ای شامل مفروضات، هنجارها و ارزش‌های مشترک و همچنین مصنوعاتی با معنا و اهمیت برای اعضای یک سازمان است. این پدیده‌ای است که اغلب تعریف قطعی و واحدی ندارد. بسیاری از اوقات تعاریف به دلیل پیچیدگی خود پدیده، مبهم نگه داشته می‌شوند. هنجارها و ارزش‌گذاری مشترک نیز از جنبه‌های رایج در مطالعات فرهنگ سازمانی هستند. علاوه بر این، فرهنگ سازمانی یا به عنوان چیزی که در داخل یک سازمان ایجاد می‌شود یا به عنوان استعاره‌ای برای زیرسیستم‌های یک سازمان مورد مطالعه قرار می‌گیرد. این فرهنگ، اعضای سازمان را متحد می‌کند و همچنین آنها را از افراد غیر عضو خارج از سازمان مورد نظر جدا می‌کند. مفهوم مهم دیگری که باید تعریف شود، سیستمهای ERP است، ما ERPها را به عنوان سیستمهای فناوری اطلاعات استاندارد تعریف می‌کنیم که جریان‌های اطلاعاتی مختلف یک سازمان را ادغام می‌کنند و بنابراین عملکردهای مختلف را هماهنگ می‌کنند. سیستمی است که اطلاعات را در یک مکان جمع‌آوری می‌کند و آن را در دسترس همه عملکردهای درون یک سازمان قرار می‌دهد.
سیستمهای برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) امروزه برای سازمانها یک ضرورت محسوب می‌شوند، چرا که آنها نیاز دارند اطلاعات و داده‌ها را به گونه‌ای جمع‌آوری کنند که در سراسر سازمان به‌راحتی قابل دسترسی باشد. هدف اصلی ERPها، یکپارچه‌سازی و هماهنگی اطلاعات درون سازمان است. با جمع‌آوری اطلاعات در یک مکان واحد، بخش‌های مختلف سازمان که دارای زیرسیستم‌های متفاوتی هستند، می‌توانند به‌راحتی به اطلاعات دسترسی داشته باشند و آن را با سایر بخش‌های سازمان و همچنین طرف‌های خارجی به اشتراک بگذارند. این امر فرصتی را برای هماهنگی بین زیرسیستم‌ها جهت برنامه‌ریزی، اندازه‌گیری و کنترل عملیات فراهم می‌کند.
در اغلب موارد، ERPها مبتنی بر ترکیبی از ماژول‌های مختلف هستند. هر ماژول، عملکردی مشخص را برای بخش خاصی از کسب‌وکار ایفا می‌کند. ماژول‌هایی که یک سیستم ERP شامل می‌شود، معمولاً به نیازهایی بستگی دارد که سازمان مربوطه در اولویت قرار داده است. پیش از ظهور سیستمهای کسب‌وکار، سازمانها از سیستمهای متعددی استفاده می‌کردند که پایگاه داده مرکزی نداشتند و به همین دلیل هیچ‌گونه ارتباطی با یکدیگر نداشتند، که این مسئله بر بهره‌وری، کارایی و نتایج تأثیر منفی می‌گذاشت.
در دنیای کسب‌وکار امروز، سازمانها برای حفظ رقابت‌پذیری، بهره‌وری و هماهنگی بهتر میان واحدهای مختلف، به سمت پیاده‌سازی سیستمهای برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) گرایش یافته‌اند. این سیستم‌ها با هدف یکپارچه‌سازی فرآیندهای سازمانی، بهبود جریان اطلاعات و افزایش شفافیت در عملیات طراحی شده‌اند. با این حال، موفقیت در پیاده‌سازی ERP تنها به عوامل فنی و مالی وابسته نیست، بلکه فرهنگ سازمانی به‌عنوان یکی از مهم‌ترین عوامل غیر‌فنی، نقشی کلیدی در میزان موفقیت یا شکست این سیستم‌ها ایفا می‌کند.
تعریف فرهنگ سازمانی
فرهنگ سازمانی مجموعه‌ای از ارزش‌ها، باورها، هنجارها، نگرش‌ها و شیوه‌های رفتاری است که در طول زمان در یک سازمان شکل می‌گیرد و رفتار کارکنان را تحت تأثیر قرار می‌دهد. این فرهنگ می‌تواند به شکل رسمی یا غیررسمی باشد و در تمامی سطوح سازمان نفوذ داشته باشد. فرهنگ سازمانی مشخص می‌کند که چگونه تصمیم‌گیری صورت می‌گیرد، اطلاعات چگونه به اشتراک گذاشته می‌شود، و چه نوع رفتارهایی مورد تشویق یا تنبیه قرار می‌گیرند.
ERP و چالش‌های فرهنگی
سیستمهای ERP معمولاً نیازمند تغییرات اساسی در فرآیندهای کاری، وظایف، ساختارها و حتی نحوه‌ی تفکر کارکنان هستند. این سیستم‌ها مفاهیمی چون استانداردسازی فرآیندها، شفاف‌سازی اطلاعات، همکاری بین‌دپارتمانی و پایبندی به ساختار داده‌محور را با خود به همراه دارند که ممکن است با فرهنگ‌های سازمانی سنتی یا محافظه‌کارانه در تضاد باشند. به عنوان مثال، در سازمان‌هایی که فرهنگ کاری بر پایه استقلال فردی، تصمیم‌گیری غیرمتمرکز یا مقاومت در برابر تغییر استوار است، پیاده‌سازی ERP می‌تواند با مقاومت جدی کارکنان مواجه شود. در مقابل، سازمان‌هایی با فرهنگی مبتنی بر همکاری، شفافیت، یادگیری سازمانی و پذیرش تغییر، فضای مناسبی برای موفقیت ERP فراهم می‌آورند.
ابعاد مختلف فرهنگ سازمانی و تأثیر آن بر ERP
- پذیرش تغییر:
- سطح مشارکت و ارتباطات:
- ساختار سلسله‌مراتبی یا مشارکتی:
- توجه به آموزش و یادگیری:
- رویکرد به فناوری:
یکی از مهم‌ترین عوامل فرهنگی مؤثر در موفقیت ERP، میزان آمادگی سازمان برای پذیرش تغییر است. سازمان‌هایی که تغییر را به عنوان فرصتی برای رشد می‌بینند، با ذهنیتی بازتر به استقبال ERP می‌روند.
فرهنگی که مشارکت جمعی و ارتباطات شفاف را تشویق می‌کند، در فرآیند پیاده‌سازی ERP بهتر عمل می‌کند. در چنین سازمان‌هایی، اطلاعات مورد نیاز به‌راحتی میان بخش‌ها به اشتراک گذاشته می‌شود و همکاری بین تیم‌های فنی و غیر‌فنی افزایش می‌یابد.
در فرهنگ‌های بسیار سلسله‌مراتبی که همه‌چیز از بالا به پایین دیکته می‌شود، ممکن است پیاده‌سازی ERP با چالش‌هایی نظیر کاهش انگیزه یا مقاومت کارکنان روبرو شود. در حالی که فرهنگ‌های مشارکتی، امکان دریافت بازخورد از سطوح مختلف سازمان را فراهم می‌سازند و موجب افزایش اثربخشی اجرای پروژه می‌شوند.
سازمان‌هایی که به یادگیری مستمر و آموزش کارکنان اهمیت می‌دهند، سریع‌تر با محیط ERP سازگار می‌شوند. این عامل فرهنگی باعث کاهش خطا، افزایش بهره‌وری و بهبود تجربه کاربری در مواجهه با سیستمهای جدید می‌شود.
در برخی فرهنگ‌های سازمانی، فناوری به عنوان یک تهدید برای جایگاه یا امنیت شغلی در نظر گرفته می‌شود، در حالی که در دیگر فرهنگ‌ها فناوری به عنوان ابزار توانمندساز در نظر گرفته می‌شود. این رویکرد نقش تعیین‌کننده‌ای در پذیرش ERP دارد.
فرهنگ سازمانی: عاملی دووجهی
شایان ذکر است که فرهنگ سازمانی هم می‌تواند تسهیل‌گر اجرای ERP باشد و هم می‌تواند به عنوان یک مانع جدی عمل کند. از این رو، پیش از آغاز پروژه ERP، ضروری است که تحلیل دقیقی از وضعیت فرهنگی سازمان انجام شود و چالش‌های بالقوه شناسایی و مدیریت شوند.
از جمله اقدامات پیشگیرانه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- ارزیابی اولیه فرهنگ سازمانی با استفاده از ابزارهایی مانند پرسش‌نامه‌های فرهنگ سازمانی، مصاحبه با کارکنان و تحلیل اسناد داخلی؛
- طراحی برنامه‌های مدیریت تغییر (Change Management) همزمان با پیاده‌سازی ERP؛
- آموزش مستمر کارکنان و مدیران در خصوص اهداف، مزایا و نحوه استفاده از ERP؛
- استفاده از رهبران فکری (Change Agents) برای هدایت فرآیند تغییر در سطوح مختلف سازمان.
نتیجه‌گیری
پیاده‌سازی موفق ERP به مراتب پیچیده‌تر از خرید و نصب یک نرم‌افزار است. این فرآیند، یک تحول سازمانی است که نیازمند بازنگری در فرآیندها، ساختارها و مهم‌تر از همه، فرهنگ سازمانی است. چنانچه سازمان نتواند فرهنگ خود را با الزامات ERP هماهنگ سازد، حتی بهترین سیستمهای اطلاعاتی نیز به نتیجه مطلوب نخواهند رسید.
بنابراین، فرهنگ سازمانی نه تنها زمینه‌ساز موفقیت ERP است، بلکه در بسیاری از موارد، خود هدفی برای تغییر محسوب می‌شود. توجه به ابعاد فرهنگی و طراحی برنامه‌هایی برای هم‌راستاسازی فرهنگ سازمانی با الزامات سیستم ERP، از ضروری‌ترین گام‌ها در مسیر تحول دیجیتال در سازمان‌هاست.
با بررسی نقش فرهنگ سازمانی در پیاده‌سازی سامانه‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP)، درک می کنیم که فرهنگ سازمانی یکی از عوامل اصلی است که زمینه و بستر پیاده‌سازی را شکل می‌دهد. نقش فرهنگ سازمانی هم بر شرایط پیاده‌سازی و هم بر نحوه پذیرش آن تأثیرگذار است. در نتیجه، این موضوع بر سازگاری راهبردی ERPها و همچنین بر اعضای سازمان نیز اثر دارد. پیاده‌سازی ERPها در سازمان‌هایی که تغییر را امری منفی تلقی می‌کنند، چالشی بزرگ به‌شمار می‌آید.
به نظر می‌رسد که فرهنگی سازمانی که حامی تغییر نباشد، حتی اگر پروژه به‌خوبی برنامه‌ریزی شده باشد و ERP برای سازمان مفید باشد، باز هم در اجرای آن با مشکل مواجه خواهد شد. عواملی مانند ترس از اشتباه کردن و دودلی در تصمیم‌گیری از ویژگی‌های فرهنگی هستند که می‌توانند باعث مقاومت در برابر تغییر شوند.
کار کردن بر روی تغییر و تلاش برای عادی‌سازی آن و ایجاد راحتی بیشتر در مواجهه با تغییر می‌تواند برای چنین سازمان‌هایی سودمند باشد. وقتی تغییر به بخشی از هنجار سازمانی تبدیل شود، به‌طور طبیعی به بخشی از فرهنگ سازمان هم تبدیل می‌شود و در نتیجه سازمان پذیرش بیشتری نسبت به تغییرات خواهد داشت—که این موضوع، در زمان پیاده‌سازی یک ERP جدید، واقعیتی انکارناپذیر است.
روش تحقیق
این مقاله بر پایه یک مطالعه موردی منفرد است که با سازمانی انجام شده که در حال پیاده‌سازی یک سیستم ERP جدید می‌باشد. این سازمان در حوزه خرده‌فروشی فعالیت می‌کند و حدود ۱۵۰۰ کارمند دارد و سابقه‌ای بیش از ۶۰ سال در بازار سوئد دارد. سازمان شامل یک دفتر مرکزی، چندین فروشگاه بزرگ و یک انبار مرکزی است. در این مطالعه، تمرکز اصلی بر دفتر مرکزی است، چرا که عمده فعالیت‌های مربوط به پیاده‌سازی ERP در آنجا انجام می‌شود. در دفتر مرکزی، بخش‌های خرید و لجستیک، فروش و بازاریابی قرار دارند؛ علاوه بر این‌ها، واحدهای خدماتی مانند فناوری اطلاعات (IT)، منابع انسانی (HR) و امور مالی نیز در آنجا مستقر هستند.
بخش‌هایی که عمدتاً با ERP فعلی سازمان کار می‌کنند و بیشترین تأثیر را از پیاده‌سازی سیستم جدید خواهند پذیرفت، شامل همه بخش‌های مرتبط با تأمین و فروش می‌شوند. دلیل این امر آن است که این بخش‌ها نیاز دارند اطلاعات مربوط به چرخه کامل محصولات ارائه‌شده به مشتریان را در اختیار داشته باشند و با یکدیگر به اشتراک بگذارند—از مرحله برنامه‌ریزی خرید تا زمانی که کالاها به فروشگاه‌ها ارسال می‌شوند.
ساختار سازمانی به گونه‌ای است که در رأس آن، یک گروه مدیریت استراتژیک قرار دارد. این گروه شامل مدیرعامل (CEO) و مدیران ارشد هر بخش است. پس از آن، مدیران میانی مانند رؤسای بخش‌ها و مدیران عملیاتی هر واحد کاری قرار دارند. همچنین، بخش‌های خدماتی مانند IT، منابع انسانی و امور مالی جزو تولید نیستند، بلکه در زمینه‌های پشتیبانی از سازمان فعالیت دارند. در نهایت، در سطح عملیاتی، کارکنانی قرار دارند که در حوزه‌هایی از خرید گرفته تا فروش در فروشگاه‌ها مشغول به کار هستند.
رفرنس ها:
Johansson, B., et al. The role of organizational culture on ERP Implementation. in International Workshop of Information Technology and Internet Finance.
The impact mechanism of organizational culture on ERP assimilation: a multi-case study. in 47th Hawaii International Conference on System Sciences.
