پیاده‌سازی موفق ERP در گرو وجود درک صحیح از فرهنگ سازمان است.
پیاده‌سازی موفق ERP در گرو وجود درک صحیح از فرهنگ سازمان است. فرهنگ سازمان به عنوان مهمترین عامل در موفقیت پیاده‌سازی یک سیستم جامع مدیریت منابع نقش دارد. برای پیاده‌سازی موفق ERP، باید از فرهنگ سازمان درک صحیح داشته و در مواجهه با این فرهنگ سازمانی برخوردی بالغانه صورت پذیرد.
سیستم‌های جامع مدیریت منابع سازمانی در دنیای مدرن به عنوان ضرورتی حیاتی شناخته می‌شوند. در حقیقت برای بقا و ادامه‌ی حیات سازمان‌ها در دنیای پیچیده‌ی کنونی به عنوان نیازی مبرم در نظر گرفته می‌شوند. سازمان‌ها با صرف پول، زمان و منابع بسیار یک سیستم جامع مدیریت منابع سازمانی را پیاده‌سازی می‌کنند تا با تکیه بر آن تصمیم‌گیری چابک، و بهروه‌وری بالاتری را محقق سازند.
قطعا پیاده‌سازی ERP چالش‌های بسیاری خواهد داشت. سازمان‌ها بیشتر از اینکه در پیاده‌سازی ERP موفق شوند، در پیاده‌سازی آن شکست می‌خورند. تنها با خرید یک نرم‌افزار مناسب ولو گرانترین نرم‌افزار ERP موجود در بازار و پیاده‌سازی اجباری آن نمی‌توان به نتایج خوشبینانه نگاه کرد.
در بیشتر مواقع سازمان و اعضای آن پذیرای سیستم جدید نخواهند بود. خرابکاری، راه‌حل‌های اختصاصی و عدم تمایل به تغییر فرآیندهای کاری موجود منجر به طولانی شدن پیاده‌سازی و در نهایت شکست پیاده‌سازی نقش اساسی دارند. با رعایت عوامل بسیاری می‌توان به پیاده‌سازی مطلوب دست یازید.
در حقیقت این عوامل متفاوت نویدبخش نتایج مطلوب در پیاده‌سازی ERP هستند، اما با این حال، مشکل همچنان پابرجاست که بسیاری از پیاده‌سازی‌ها به نتایج مطلوب نمی‌رسند. پیاده‌سازی ERPها می‌تواند برای برخی سازمان‌ها نتایج موفقیت‌آمیزی ایجاد کرده و برای برخی دیگر فاجعه به بار آورند. و این اتفاق در صورتی رخ می‌دهد که پیاده‌سازی روشی مشابه انجام شده است.
همیشه بافت از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. جامعه‌ای که نیروی انسانی در آن زندگی می‌کند یا باورهای اصلی او را شکل می‌دهد، ارزش‌های او را تعیین می‌کند. سازمان‌ها نیز بافت منحصر به فردی دارند. یکی از راه‌های درک بافت منحصر به فرد یک سازمان، شناخت دقیق فرهنگ آن سازمان است. فرهنگ سازمانی می‌تواند بر عملکرد و پذیرش پیاده‌سازی یک سیستم جدید تأثیر بگذارد.
با توجه به ارتباط فرهنگ سازمانی و موفقیت پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت جامع از یک سو و همچنین پذیرش تغییر از سوی دیگر، می‌توان دریافت که فرهنگ سازمانی بر هماهنگی کلی فناوری اطلاعات تأثیر می‌گذارد. یک سازمان می‌تواند به عنوان مجموعه‌ای از سیستم‌ها و مدل‌های رسمی و اهداف مشترک در نظر گرفته شود که در محیطی تحت تغییر مداوم فعالیت می‌کنند.
هر گونه تغییر چینش این سیستم‌ها و مدل‌های رسمی را تغییر داده و منجر به تغییر اهداف مشترک می‌شود. در حقیقت این اجزا با پیروی از این تغییر، جایگاه خود را تضمین می‌کنند. سازمان باید همیشه به عنوان سیستمی مستعد در مواجهه با تأثیرات و نفوذ از دنیای خارج عمل کند.
در مورد فرهنگ سازمانی، تعریف شاین اینگونه است که فرهنگ سازمانی مبتنی بر فرضیات، مصنوعات و همچنین هنجارها و ارزش‌های مشترک است که توسط سازمان به رسمیت شناخته شده و به اعضای موجود و همچنین اعضای جدید سازمان آموزش داده می‌شود. فرهنگ سازمانی با هدایت اقدامات و تصمیم‌گیری در چارچوب سازمان، اعضای سازمان را هماهنگ می‌کند تا آنها را به سمت هدف یکسان سوق دهد.
تعاریف دیگری نیز وجود دارد که شامل جنبه‌های اضافی مانند فلسفه‌های مشترک، انتظارات و نگرش‌ها است. فرهنگ سازمانی پدیده‌ای شامل مفروضات، هنجارها و ارزش‌های مشترک و همچنین مصنوعاتی با معنا و اهمیت برای اعضای یک سازمان است. تعریف قطعی و واحدی از فرهنگ سازمانی وجود ندارد. فرهنگ سازمانی، اعضای سازمان را متحد می‌کند. آنها را از افراد غیر عضو و خارج از سازمان مورد نظر جدا می‌کند.
سیستم مدیریت جامع منابع سازمانی (ERP) در حقیقت به عنوان راهکاری جدید تغییراتی جدی در ساختار سازمان پیاده می‌کند. بنابراین حتما و حتما فرهنگ سازمانی را دچار تکانه خواهد کرد. اگر فرهنگ سازمان فرهنگی یادگیرنده یا رو به جلو باشد، این تغییرات را در بستر خود جای خواهد داد. در این صورت اولا در هنگام پیاده‌سازی به جای مانع‌تراشی به عنوان کاتالیزور عمل می‌کند و دوما پس از پیاده‌سازی با تغییرات بوجود آمده فرهنگی غنی‌تر ایجاد می‌شود.
هدف اصلی ERP، یکپارچه‌سازی و هماهنگی اطلاعات درون سازمان است. با تقویت و بهبود گردش اطلاعات، افزایش سطح شفافیت در انجام اقدامات، یکپارچه‌سازی مدیریت بخش‌های مختلف سازمان و بهبود فرآیندها در سازمان بهره‌وری را افزایش داده و مدیریت یکپارچه را محقق می‌سازند.
ERP با تغییرات بسیاری زیادی در سازمان‌ها پیاده‌سازی می‌شود. فرآیندهای کاری، وظایف، ساختارها و حتی نحوه‌ی تفکر کارکنان تغییرات اساسی پیدا خواهند کرد. مفاهیمی چون استانداردسازی فرآیندها، شفاف‌سازی اطلاعات، همکاری بین‌دپارتمانی و پایبندی به ساختار داده‌محور پس از استقرار ERP متولد شده یا به صورت کامل تبیین می‌شوند.
موارد مطروح با فرهنگ‌های سازمانی سنتی یا محافظه‌کارانه در تضاد قرار می‌گیرند. در سازمان‌هایی که فرهنگ کاری بر پایه استقلال فردی، تصمیم‌گیری غیرمتمرکز شکل گرفته است پیاده‌سازی ERP با مقاومت جدی کارکنان مواجه خواهد شد. قطعا اگر فرهنگ سازمان همکاری، شفافیت، یادگیری سازمانی و پذیرش تغییر است، احتمال موفقیت در استقرار ERP بالاتر است.
فرهنگ سازمانی و تاثیر بر استقرار ERP
- پذیرش تغییر: یکی از مهمترین عوامل فرهنگی برای استقرار موفق ERP، آمادگی سازمان برای پذیرش تغییر است. سازمان‌هایی که تغییر را به عنوان فرصتی برای رشد می‌بینند، با ذهنیتی بازتر به استقبال ERP می‌روند.
- سطح مشارکت و ارتباطات: اگر فرهنگ سازمان مشارکت جمعی و ارتباطات شفاف را تشویق کند، فرآیند پیاده‌سازی ERP چالش‌های کمتری خواهد داشت. در چنین سازمان‌هایی، اطلاعات مورد نیاز به‌راحتی میان بخش‌ها به اشتراک گذاشته می‌شود.
- ساختار سلسله‌مراتبی: اگر سازمان بر پایه‌ی مدل سلسله‌مراتبی مدیریت می‌شود و مدلی شبیه به نظام ارباب و رعیتی مستقر است، قطعا پیاده‌سازی ERP با چالش‌هایی نظیر کاهش انگیزه یا مقاومت کارکنان روبرو می‌شود.
- توجه به آموزش و یادگیری: سازمان‌هایی که به یادگیری مستمر و آموزش کارکنان اهمیت می‌دهند، سریع‌تر با محیط ERP سازگار می‌شوند. این عامل فرهنگی باعث کاهش خطا، افزایش بهره‌وری و بهبود تجربه کاربری در مواجهه با سیستم‌های جدید می‌شود.
- رویکرد سازمان به فناوری: آیا در سازمان فناوری را به عنوان ابزاری توانمند ساز پذیرفته است؟ در بعضی از سازمان‌ها فناوری در نقطه‌ی مقابل با محافظه‌کاری تلقی می‌گردد. بنابراین همیشه در برابر استقرار هر سیستم فناورانه‌ای مقاومت وجود دارد. چه این سیستم فناورانه مدیریت جامع منابع باشد و چه مدل بازاریابی محتوایی از طریق فیسبوک و اینستاگرام.
شمشیر دو لبه‌ای به نام فرهنگ سازمانی
فرهنگ سازمانی می‌تواند در استقرار ERP دو نقش متفاوت را ارائه کند. یا به عنوان تسهیل‌گری ارزشمند استقرار ERP را سهولت بخشیده و یا به عنوان مانع جدی سنگ‌اندازی نماید.
با توجه به نقش با اهمیت فرهنگ سازمانی در استقرار ERP، ضروری است که پیش از آغاز فرایند استقرار وضعیت فرهنگی سازمان به صورت دقیق بررسی شود و چالش‌های بالقوه چه مثبت و چه منفی شناسایی و مدیریت شوند.
فرهنگ سازمان، با استفاده از مصاحبه‌های گوناگون در سطوح مختلف سازمان و بالاخص مدیران ارشد، تحلیل اسناد داخلی و استفاده از پرسشنامه‌های تخصصی قابل تشخیص است. پس از تشخیص فرهنگ سازمان باید برای مواجهه با آن برنامه‌ای دقیق داشت. چه فرهنگ سازمانی در راستای هدف استقرار ERP است و چه این فرهنگ از استقرار ERP استقبال ننماید، باید برای مواجهه با آن برنامه‌ریزی مناسب صورت پذیرد.
- حتما مدل صحیح برای مدیریت تغییر و مواجهه با تحول در سازمان پیش و همزمان با استقرار ERP داشته باشیم.
- آموزش مستمر کارکنان و مدیران در خصوص اهداف ERP
- ارائه‌ی محتوای مناسب برای نمایش مزیت‌های ERP برای گروه‌های مختلف کارکنان، مدیران، مدیران ارشد و ذینفعان در حقیقت باید به گونه‌ای کارآمد به افراد در گروه‌های مختلف مزیت‌های ERP برای همان گروه نمایش داده شود.
- تاثیرگذاران سازمان سازمان نیز مانند هر جامعه‌ای، گروهی افردا تاثیر گذار و اینفلوئنسر برای جامعه‌ی خود دارد. چنانچه این افراد در استقرار ERP همراه شوند، مقاومت سایر افراد در سازمان نیز به حداقل می‌رسد.
- رهبران فکری (Change Agents) درون و بیرون سازمانی هر سازمانی، دارای جامعه‌ای از افراد با ارزش‌ها و اصول یکسان است. این جامعه رهبران فکری مخصوص خود را درون سازمان و بیرون سازمان دارد. مثلا یک شرکت فناوری به ایلان ماسک به مثابه یک رهبر فکری نگاه می‌کند. پس می‌توان از تاثیر این رهبران فکری برای همسویی سازمان استفاده کرد.
نتیجه‌گیری
پیاده‌سازی موفق ERP به مراتب پیچیده‌تر از خرید و نصب یک نرم‌افزار است. این فرآیند، یک تحول سازمانی است که نیازمند بازنگری در فرآیندها، ساختارها و مهم‌تر از همه، فرهنگ سازمانی است. چنانچه سازمان نتواند فرهنگ خود را با الزامات ERP هماهنگ سازد، حتی بهترین سیستم‌ها نیز به نتیجه مطلوب نخواهند رسید.
رفرنس‌ها:
Johansson, B., et al. The role of organizational culture on ERP Implementation. in International Workshop of Information Technology and Internet Finance
The impact mechanism of organizational culture on ERP assimilation: a multi-case study. in 47th Hawaii International Conference on System Sciences.
The role of organizational culture in ERP implementation – The case of replacing an old ERP in a retail organization
ERP in a retail organization
